Regnskap for A og B preparater, narkotikaregnskap

with Ingen kommentarer
Hyggelig om du deler:
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on LinkedIn
Linkedin

Regnskap for A og B preparater

Alle institusjoner som håndterer narkotiske stoffer (A preparater), plikter å ha et regnskap over disse (Forskrift om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp, §9. Narkotikaregnskap og kontroll med legemidler i reseptgruppene A og B ) . Sykehusene har som regel egne systemer for dette, men mange institusjoner har manuelle og tildels tidkrevende rutiner. Her presenterer vi en automatisert og sikker løsning.

Hvis du ønsker å teste ut løsningen, kan du sende inn skjemaet du finner nederst i artikkelen.

Løsningen vi presenterer her, er laget for Excel 2013, og har innebygget:

Regnskap for A og B preparater
fig.1

Styrt registrering

Systemet gir kun anledning til å skrive i bestemte felter. Hvis legemidlet er nytt, kan man kun skrive inn startbeholdning. Når startbeholdning er registrert, kan man registrere mottak/uttak.

Det er fortløpende kontroll av beholdning. Det er ikke mulig å foreta registreringer som gir negativ beholdning.

Registreringen kan gjøres direkte i skjemaet eller menystyrt (fig.1)

Signering

Det opprettes navngitte brukere i systemet med initialer og pinkode. Alle registreringer krever signering av to brukere, og ivaretar kravet til dobbelkontroll.

En signering har som standard en varighet på 5 minutter, og gjelder bare innenfor en rutine. Hvis man signerer for mottak / uttak, må man likevel signere på nytt hvis man skal starte en kontrolltelling.

Dette gjør at det ikke er mulig å starte rutiner som andre har signert for.

Stempling med dato og tid

Alle mottak, uttak og kontrolltellinger merkes med dato og tid i tillegg til signatur. Denne merkingen skjer i øyeblikket registreringen finner sted, og kan ikke endres.

Låsing av informasjon

Etter at signering med dato og signaturer er foretatt, låses informasjonen slik at man ikke kan endre informasjon, mengde eller signaturer.

Opprette nye legemidler

Regnskap for A og B preparater
fig.2

Du kan opprette nye legemidler, og det sjekkes fortløpende mot eksisterende navn, form og styrke som allerede ligger i systemet, slik at man ikke kan opprette duplikater.

Rutiner

Regnskap for A og B preparater
fig.3

Kontrollrutine

Regnskap for A og B preparater
fig.4

Det er en egen rutine for kontrolltelling (fig.4). Her registrerer du telleresultatene på hvert enkelt legemiddel. Når tellingen er avsluttet, signeres tellingen, og skjemaene for hvert enkelt legemiddel oppdateres med enten «Kontroll uten avvik» eller «Kontroll med avvik».

Her kan også legemidler man ikke lenger bruker settes som inaktive. Forutsetningen er at beholdningen er 0 før telling. Når legemiddelet er inaktivt, kan man velge om det skal vises eller ikke i menyen (fig.1) Historikken fjernes ikke.

Klargjøre skjema for neste måned

Regnskap for A og B preparater
fig.5

Denne rutinen kjøres ved månedsslutt, og overfører restbeholdning for denne perioden til startbeholdning for neste periode (fig.5). Skjemaet for denne perioden får status «Arkivert» etter overgang til ny periode, og blir låst for registrering. Systemet foreslår selv neste periode, og passer på at det ikke blir valgt en tidligere periode, eller at eksisterende skjemaer blir overskrevet.

Registrere nye brukere

Man kan registrere nye brukere og endre pin på eksisterende. (fig.6)

Regnskap for A og B preparater
fig.6

Aktivitetskontroll

Regnskap for A og B preparater
fig.7

I aktivitetskontrollen lagres informasjon fra operativsystemet om hvem som har startet systemet (fig.7). Dette gjør at det blir sporbart hvis noen f.eks kopierer med seg systemet, gjør endringer på en annen maskin og kopierer det tilbake. Informasjonen som lagres er Dato, Tid, Brukernavn, Maskinnavn og Domenenavn.

 

Handlingslogg

Regnskap for A og B preparater
fig.8

I handlingsloggen lagres informasjon om hvem som har startet / kjørt hvilke rutiner  i systemet (fig.8). Informasjonen som lagres er Dato, Tid, Signatur på de to brukerne og navnet på rutinen man har startet/kjørt.

Systemer krever:

Microsoft Excel 2013 eller 2016.

Om Ketil Øyesvold Melhus

Ketil er gestaltterapeut og systemutvikler.
Telefon 97059606
Epost [email protected]

Ketil-150x150

Pris for Regnskap for A og B preparater

Løsningen koster 19.900 + mva

Demoversjon for virksomheter som yter helsehjelp

Send en epost til [email protected] hvis du ønsker en demoversjon. Da sender jeg en fullt fungerende løsning som er operativ i 60 dager. Liker du løsningen så gir du oss bare beskjed. Da sender jeg en faktura, og så mottar du en lisensnøkkel når fakturaen er betalt.

Hva mangler for at programmet skal passe for deg?

Send gjerne forslag til [email protected] om endringen som skal til for at programmet skal passe for akkurat deg.